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Studi Legali: come migliorare la produttività in ufficio

Come migliorare la produttività in ufficio? Lo studio legale, nell’ambito delle professioni, è una realtà particolare del mondo lavorativo; esso si fonda infatti su basi soggettive impostate su problematiche poste dal cliente a cui lo studio deve cercare di dare un’adeguata soluzione. Il servizio legale che viene erogato è, quindi, definibile come una “prestazione d’opera intellettuale che si concreta nella realizzazione di un bene immateriale”, con una progettazione che differisce da caso a caso e che normalmente ha come risultante un obbiettivo che è frutto di una linea d’azione nata dalla mente dell’avvocato. Nell’ambito delle figure professionali coinvolte, uno studio legale ha livelli di interazione e decisionali completamente diversi all’interno dei vari progetti: avvocati titolari, avvocati consulenti, tirocinanti, segretarie, consulenti esterni, sono i diversi profili principali che gravitano all’interno di uno studio legale, ognuno con i suoi ritmi, mansioni e responsabilità.

Per uno studio legale è quindi indispensabile trovare un giusto equilibrio tra le tre parti fondamentali che partecipano ad ogni singolo progetto: cliente, avvocato(i) e studio; queste rappresentano le tre fasi principali di attuazione ovvero (in ordine di corrispondenza) esigenza, strategia di azione e metodologia di intervento. Queste tre voci costituiscono l’asse portante della produttività di uno studio legale che, associata alla qualità dell’intervento, comporta come conseguenza un aumento di fatturato. Come poter quindi migliorare l’efficienza negli studi legali ed aumentarne pertanto la produttività? Di seguito alcuni consigli pratici da mettere in campo.

Come impostare uno studio legale e la sua struttura

Come detto precedentemente, lo studio legale opera con svariate figure professionali che contribuiscono all’esito di ogni esigenza del cliente; fino a qualche anno fa, se si fosse chiesto di disegnare la struttura di uno studio legale, il grafico risultante sarebbe stato di una o più piramidi che si intersecavano ma con i vertici che avevano il controllo su determinate zone di competenza e risorse. Al giorno d’oggi questa rappresentazione è quasi obbligatorio modificarla con un’altra struttura cosiddetta “a matrice” in cui si mantengono i ruoli ben definiti, ma allo stesso tempo si condividono risorse, conoscenze e competenze e si sfruttano le metodologie strumentali ed organizzative proprie delle “mini” e “micro” aziende. Alla base di questo processo ci sono due fattori fondamentali ed imprescindibili dall’attività: il cliente e la pianificazione.

Il rapporto avvocato/cliente è fondamentale per poter mantenere e migliorare la fiducia già in essere tra le due parti. Bisogna adattare all’esigenza specifica richiesta tutto l’arco di conoscenze a disposizione, ma principalmente è la gestione del cliente che fa la differenza; instaurare un rapporto diretto, franco ma soprattutto che consenta al cliente di essere seguito e contemporaneamente consenta a lui di seguire tutti gli sviluppi della sua necessità.

Per quanto riguarda la pianificazione, bisogna differenziare tra quella strutturale dello studio e quella dei singoli progetti/attività; nel primo caso per massimizzare la gestione dello studio legale occorre per prima cosa definire i ruoli dei componenti stabilendo Chi fa (segue) cosa, Come deve farlo e Quando (con quali tempistiche) deve farlo, uniformando il più possibile le procedure standard di approccio alle problematiche dei clienti. Nel secondo caso bisogna adattare la struttura dello studio all’esigenza (più o meno complessa) del cliente, destinando le risorse occorrenti e pianificando sia la strategia che la tempistica (compatibilmente con l’andamento deciso in aula).
Per far tutto ciò e quindi migliorare la gestione dello studio legale, è assolutamente necessario che lo stesso, oltre ad incentivare lo smart working, tra gli investimenti da effettuare inserisca quelli nella tecnologia a servizio dell’attività (hardware ma soprattutto software), per la condivisione dei dati e la comunicazione con i clienti; una suite che consente di risolvere (quasi) tutte le esigenze e di ottimizzare il lavoro è Office 365 : vediamo come.

Utilizzo di una piattaforma software: panoramica su Office 365

Office 365 è un insieme di applicazioni create per l’ottimizzazione della produttività aziendale che di base rende fruibili le applicazioni di scrittura (Word), calcolo (Excel), presentazione (PowerPoint), gestione note (OneNote), posta elettronica (Outlook); a queste se ne affiancano altre specifiche per il working group le cui caratteristiche principali sono relative al fatto che possono essere utilizzate tutte da remoto. La sua caratteristica principale è che lavora principalmente su Cloud sia per il servizio SaaS (Software as a Service) con le applicazioni che possono essere utilizzati via web, sia per l’archiviazione e la gestione dei documenti digitali online, sia per lavorare in gruppo attraverso la rete intranet aziendale.

Office 365 consente, con l’insieme delle sue applicazioni, il miglioramento sostanziale di un aspetto molto spesso trascurato ma che incide notevolmente sulla produttività: il tempo male impiegato o perso da parte degli avvocati a causa degli spostamenti o di appuntamenti rimandati o cancellati.
Office 365 crea quindi l’infrastruttura ideale per creare un ambiente di lavoro realmente condiviso, sia in termini di dati che di operazioni in tempo reale.

L’utilizzo pratico di Office 365 negli studi legali

Partendo dall’ultimo punto, ovvero la gestione del tempo da parte dello studio in generale e del singolo avvocato in particolare, Office 365 ha al suo interno diverse applicazioni che con la loro interoperabilità consentono una vera e propria rivoluzione operativa dove lo studio legale diventa realmente telematico:

  • Outlook organizza ed aggrega tutte le email riguardanti i lavori di cui un avvocato fa parte, i connessi clienti con le relative informazioni di contatto (mail, contatti, appuntamenti, udienze ecc.), condividendole con i colleghi coinvolti e con la segreteria.
  • Microsoft Planner permette di creare strategie e piani di intervento, valutare le risorse a disposizione ed assegnare loro i relativi compiti, condividere informazioni anche attraverso chat sia con colleghi interni che con gli eventuali consulenti esterni aggregati al progetto ma soprattutto supporta la ricezione di notifiche nel caso in cui lo stato del progetto (o della singola attività) sia stato modificato od aggiornato.
  • Microsoft Flow è un servizio di Office 365 che automatizza gli eventi (detti flussi di lavoro) nelle app e nei servizi più comuni. È ad esempio possibile creare un flusso che permette di copiare tutti gli allegati di posta elettronica nell’account OneDrive for Business.
  • Microsoft Bookings consente di avere sotto controllo tutti gli appuntamenti dei clienti personali che possono accedere alla pagina web del singolo avvocato per visionare le sue disponibilità, prenotare un appuntamento o effettuare una modifica di giorno od orario, limitando in tal modo le occasioni di appuntamenti saltati.


Office 365 ed i fascicoli digitali

Nel corso dell’ultimo decennio, l’uso della carta è andato sempre più diminuendo grazie alla portabilità delle informazioni tramite la loro digitalizzazione; vista la particolare funzione degli studi legali e la complessità dei dati all’interno di ogni progetto, questi hanno sempre avuto una problematica di registrazione e di sicurezza; in Office 365 entrambe le voci possono essere facilmente gestite e per quanto riguarda la prima (la sicurezza verrà trattata nel prossimo paragrafo) vediamo come organizzare i fascicoli nello studio legale e l’archiviazione dei dati.

Di fondamentale importanza è considerare di base che ogni documento in formato digitale ha la medesima valenza di uno in formato cartaceo; questo significa che all’interno di una specifica area di memoria si deve creare una cartella (corrispondente al faldone) con il nome del progetto e l’anno di riferimento; all’interno di essa immettere altre sottocartelle contenenti i fascicoli inerenti al progetto stesso e dentro di questi i singoli documenti corrispondenti.

Ogni documento (anche se proveniente da un formato cartaceo come ad esempio la copia di un documento di identità) dovrà quindi essere in formato digitale ed inserito in una determinata cartella-fascicolo. Il processo civile telematico permette inoltre agli studi legali di avere sempre a disposizione in formato digitale tutta la documentazione inerente il progetto e reinventare lo studio legale con i mezzi messi a disposizione da Office365 diventa molto semplice e risolutivo in quanto si può sfruttare appieno la tecnologia Cloud mediante l’utilizzo di One Drive.

Questa è una applicazione che consente la gestione in rete di un’area di memoria dedicata, raggiungibile ovunque ci si trovi ed in qualunque momento della giornata; ogni singolo avvocato ha accesso alle pratiche che segue (in modo diretto od indiretto) condividendone il contenuto esclusivamente con la segreteria e con gli eventuali colleghi componenti il team di progetto, siano essi interni dello studio o consulenti esterni

Office 365 e la sicurezza dei dati

Nell’ambito della normativa della protezione dei dati, lo studio legale si trova in una posizione molto delicata in quanto l’oggetto delle prestazioni e dei servizi erogati rientra tra quelli definiti “sensibili” dal recente ordinamento.

La protezione di tutti i dati è quindi una delle mission principali che ogni studio legale deve compiere (e mantenere) a lato della propria attività professionale. Office 365 consente di avere un elevato standard di sicurezza per tutte le applicazioni presenti ma in particolar modo per Outlook, l’app maggiormente usata in uno studio legale, che consente la completa gestione delle email da parte dei componenti dello studio, e per One Drive che invece permette l’archiviazione documentale all’interno della propria area dedicata sul Cloud.

In Outlook è attivo il protocollo OME (Office 365 Message Encryption) che abilita la possibilità di scambiare e-mail crittografate sia all’esterno (l’avvocato con i clienti) che all’interno (avvocato con i colleghi) dello studio legale; questo avviene mediante un accesso ed un invio protetto e crittografato, in modo sia impedita la possibilità di lettura del testo e la condivisione non appropriata degli allegati contenenti eventuali dati sensibili. Attivando opportunamente il relativo protocollo, la comunicazione criptata offerta da Outlook è totalmente compatibile con i servizi mail offerti dai maggiori fornitori di servizi e questo facilita la possibilità d’uso in quanto non obbliga il cliente o il collega ad avere installato sul dispositivo Outlook ma può leggere tranquillamente il messaggio (previa attivazione della chiave privata precedentemente inviata) con qualsiasi programma o browser.

Per quanto riguarda la conservazione dei dati su One Drive il discorso si fa ancora più interessante; la perplessità maggiore degli studi legali in merito all’utilizzo della tecnologia Cloud è quello della cosiddetta “perdita di possesso” degli stessi, con tutti gli eventuali rischi occorrenti soprattutto per quanto riguarda il GDPR.

Con Office 365 e l’utilizzo di One Drive, lo studio legale può stare totalmente al sicuro in quanto il servizio Cloud offerto consente di poter ampliare notevolmente le già stringenti misure di sicurezza operati dall’infrastruttura. Oltre ad avere la sicurezza di non perdere mai i dati (è sempre attivo un servizio di backup automatico in funzione di anticrash) One Drive consente una protezione multi-livello sia in sede di accesso che in sede di utilizzo.

Per l’accesso vi è l’opportunità di inserire una doppia password (obbligatoriamente diverse) mentre per la gestione dei “faldoni digitali” il grado di sicurezza è notevolmente più articolato e profondo; per ogni fascicolo memorizzato è infatti possibile stabilire la condivisione del contenuto e quali figure autorizzare (colleghi dello studio, segretaria, colleghi esterni) ed i gradi di intervento (nessuno, sola lettura, scrittura, modifica) non solo all’intera cartella ma anche al singolo documento; in questo modo un consulente esterno può visualizzare uno specifico documento, come ad esempio una perizia, ma non gli altri contenuti all’interno della cartella.

Conclusioni

Office 365 permette una vera e propria organizzazione strutturale dello studio legale, ovvero una combinazione efficiente tra le persone coinvolte, i processi in atto e gli strumenti utilizzati; l’utilizzo della suite non solo fa risparmiare tempo agli studi legali (generando quindi profitto) ma crea inoltre un metodo di lavoro interconnesso che consente una gestione ottimale delle risorse dello studio, sia umane che infrastrutturali.

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