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Office 365 per gli avvocati: suggerimenti per la produttività

È molto importane sapere come ottenere il massimo dalle nuove funzionalità da Office 365 per gli avvocati. Le app ed i componenti aggiuntivi ottenibili dall’Office Store sono inoltre essenziali per lavorare in maniera più intelligente e migliorare le attività degli studi legali.

Nuovi modi per collaborare con Office 365 per gli avvocati

Microsoft Office 365 è infatti uno strumento di produttività eccellente per gli avvocati. La Suite racchiude oggi le applicazioni di Outlook, Word, Excel e PowerPoint e persino le nuove app specifiche per 365, come Planner, Flow, Delve e Sway, che hanno un potenziale unico per gli avvocati che gestiscono una o più pratiche lavorative. Non solo Office 365 semplifica l’organizzazione dei processi ma permette anche di collaborare con i colleghi in modo da semplificare i vari processi delle attività.

Quali sono alcuni degli strumenti di Office 365 che bisognerebbe considerare per migliorare il lavoro negli studi legali?

Criptare la posta elettronica tra avvocato e cliente su Outlook per Office 365

La crittografia offre una funzionalità di protezione perfetta per la ricezione e l’invio di dati sensibili via e-mail, soprattutto tra gli assistiti e gli avvocati. Impostando le regole per definire determinate condizioni per la crittografia, è possibile attivare automaticamente la crittografia ogni volta che viene soddisfatta tale condizione. Il destinatario può visualizzare il messaggio crittografato ottenendo un passcode monouso o effettuando l’accesso ad un account Microsoft o Office 365.

Gestire i progetti degli Studi Legali con Planner

Planner è un nuovo strumento di gestione dei progetti semplificato che consente di creare vere e proprie attività di collaborazione tra gli avvocati. Con le funzionalità organizzative di Planner, è possibile suddividere le fasi di un progetto e inserire uno o più compiti.

Le attività possono essere assegnate a diversi membri del team, che possono comunicare tra loro tramite chat, allegare documenti da Office 365 e monitorare i progressi del progetto.

I possibili casi di utilizzo di un tool simile sono diversi, iniziando dall’organizzazione di un evento marketing e dalla gestione di un progetto per finire con la preparazione per l’incontro con un cliente o un semplice scambio di opinioni su un documento da redigere o su una strategia di difesa o di tutela degli interessi del cliente.

Organizzare velocemente una riunione con gli avvocati

Office 365 offre un’incredibile quantità di applicazioni e plugin di valore.

FindTime per esempio è un ottimo componente aggiuntivo per Outlook che si basa sulla funzionalità di ridurre il tempo necessario per trovare un momento di incontro appropriato tra i colleghi di lavoro. All’interno dello stesso ambiente MS Exchange, ogni utente può vedere i calendari degli altri avvocati e utilizzare l’assistente di pianificazione per fare un’ipotesi sul momento migliore in cui tutti possano incontrarsi. Tuttavia, organizzare una riunione per più persone al di fuori di un singolo ambiente MS Exchange si traduce spesso in una serie di e-mail scambiate per raggiungere un accordo.

FindTime risolve questo problema consentendo all’organizzatore dell’evento di creare un sondaggio affinché altri possano selezionare la loro disponibilità e trovare una data/ora che è reciprocamente accettabile.

Dopo aver installato il plugin e creato un nuovo evento, comparirà un pulsante chiamato “FindTime”. Basterà fare clic su di esso per proporre ai partecipanti di votare.

Gli altri avvocati riceveranno quindi un’e-mail con le istruzioni per scegliere un’ora, facendo un primo clic su un collegamento e un secondo sulla loro disponibilità.

Aiutare i clienti a pianificare un appuntamento con gli avvocati

Con Bookings è possibile realizzare un sito ad hoc per permettere ai clienti di prenotare appuntamenti e fornire loro un modo di pianificarli attraverso un calendario online. Questo modello è utilizzato da molte aziende, tra cui consulenti, studi dentistici, fornitori di servizi finanziari e anche studi legali. Le prenotazioni consentono così di prenotare appuntamenti  tramite il sito web, il blog, la pagina dei social media o le app mobile. I clienti possono inoltre riprogrammare, annullare, inviare e-mail o notifiche di testo agli avvocati. Bookings rende infine disponibile una panoramica delle disponibilità di ogni avvocato dello Studio Legale.

Creare dei flussi di lavoro automatizzati

Flows è un’altra importante app di produttività per Office 365 che lavora con Office 365, Yammer, Planner, Teams, Delve, Newsfeed e molto altro ancora. Questa app offre un nuovo modo per collegare due o più diverse applicazioni per trasferire informazioni o aggiungere una azione basata su un trigger.

Con Microsoft Flow è possibile automatizzare i flussi di lavoro tra le applicazioni e i servizi preferiti, sincronizzare file, ricevere notifiche, raccogliere dati e molto altro ancora.

Ad esempio è possibile automatizzare queste attività:

  • Rispondere istantaneamente a notifiche o messaggi di posta elettronica ad alta priorità degli assistiti;
  • Acquisire, monitorare e completare le attività relative ai clienti potenziali degli Studi Legali;
  • Copiare tutti gli allegati di posta elettronica nell’account OneDrive for Business;
  • Automatizzare vari flussi di lavoro, facilitando la creazione e la consultazione dei documenti prodotti relativi a una pratica.