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Il Cloud per gli Studi Legali

Il Cloud per gli Studi Legali

Come migliorare l’efficienza di uno studio legale – L’avvento del cloud
La possibilità di gestire al meglio uno studio legale migliorandone l’efficienza, anche nel rapporto tra avvocato e cliente, si fa maggiore nel momento in cui si decide di adottare la tecnologia cloud, all’interno del quale spostare tutti i file che risultano condivisibili in più dispositivi che hanno accesso ad internet. I benefici concessi dall’adozione dello stesso sono svariati tra cui: maggiore flessibilità, agilità, scalabilità e riduzione dei costi delle infrastrutture. Molte aziende, infatti, negli ultimi anni hanno affermato di voler aderire a queste nuove frontiere informatiche. Vi è un problema però avanzato da molti in merito all’utilizzo del cloud che riguarda la gestione della sicurezza informatica e gli eventuali rischi da attacchi esterni. Tale problematica, ovviamente, investe anche i liberi professionisti, quali gli avvocati, e non solo le imprese.

Proprio per questo i soggetti che hanno avanzato perplessità sul trasferimento di tutti i dati nel cloud hanno affermato che, tramite questi ultimi, vi può essere una violazione dei dati pubblici e che per migliore l’efficienza gestionale bisogna trovare delle soluzioni proprio in tema di sicurezza informatica; potrà essere utile proteggere i dati anche tramite l’autenticazione a due fattori (Two-factor), in cui il login richiede username, password ed un codice unico inviato al momento della richiesta di login ad un dispositivo che l’utente possiede in quel momento, in questo modo tutte le aziende ed i liberi professionisti saranno più liberi e più sicuri nel poter trasferire tutti i dati di lavoro nel cloud conseguendo ad una totale informatizzazione delle informazioni. Si può quindi affermare tranquillamente che anche per gli avvocati il modo migliore per proteggere sia tutti i dati inerenti le loro pratiche sia le mail con i loro clienti è quello di utilizzare il cloud.

La tutela della privacy – La soluzione migliore per gli avvocati
Chiunque oggi cerca di preservare la propria privacy ed il trattamento dei dati personali. Tale necessità non interessa solo la cura dalla vita privata, ma riguarda anche l’ambito lavorativo. È opportuno sottolineare infatti come talune categorie lavorative sia nel settore pubblico quanto in quello privato siano obbligate a rispettare e preservare la privacy di tutti i soggetti cui vengono a contatto. Tale obbligo spetta anche e soprattutto agli avvocati che, nel dialogare con i propri clienti, devono attuare tutti gli stratagemmi necessari per mantenere tutte le informazioni strettamente riservate. In tal senso bisogna capire quale soluzione appare migliore tra quelle disponibili.

Il miglior software gestionale per uno studio legaleL’attività gestionale
Bisogna subito evidenziare che, grazie all’avvento delle nuove tecnologie, il mestiere dell’avvocato è molto più semplice e veloce; infatti tutte le informazioni inerenti i propri clienti, una volta informatizzate, sono consultabili in maniera molto veloce. Alla velocità si aggiunge anche la possibilità di protegge la corrispondenza via mail, e non solo, tra avvocati e clienti, elemento fondamentale per rispettare i requisiti di riservatezza fissati dalla legge. Per raggiungere tali finalità è necessario che un avvocato scelga di installare nel proprio computer un software gestionale (come Microsoft Dynamics 365 o Gel Evolution) che, costantemente aggiornato, permette di consultare ogni pratica facilmente garantendone anche la protezione della stessa. Per tutti gli avvocati che decidono di aderire all’avvento tecnologico sarà cosi possibile migliorare la propria produttività e attività decidendo di scegliere software che possono al meglio garantire il lavoro per gli studi legali.

Come organizzare uno studio legale telematico – La sicurezza del cloud
Stante il vantaggio organizzativo che si determina tramite l’utilizzo dei cloud bisogna riconoscere che vi è la necessità, per chi vi aderisce, di dover garantire sia l’efficienza che la sicurezza. L’obiettivo è quello di monitorare gli accessi al sistema informatico e gli attacchi esterni, in tal modo, anche per la categoria degli avvocati, l’utilizzo del cloud rappresenterà la soluzione migliore per gestire e custodire i propri file quali, allo stesso tempo, le mail con i propri clienti. La gestione della vulnerabilità ultimamente ha ottenuto delle note positive tramite la creazione dei CSP (cloud service provider) che hanno permesso, grazie all’aggiornamento delle proprie strutture e dei propri servizi, una linea di difesa molto forte dagli attacchi esterni. Un altro passo avanti nella garanzia della sicurezza è determinata dall’utilizzo del modello container che permette agli sviluppatori dei cloud di implementare e gestire meglio le applicazioni; in tal modo adottando delle policy si avrà la possibilità di gestire meglio gli accessi.

Come si organizza uno studio legale informatizzato? – Avvocati e smart working
Fare proprie le innovazioni è molto importante per gli studi legali che vogliono essere all’avanguardia. Negli ultimi anni, proprio il mondo dell’avvocatura ha subito uno stravolgimento collegato in primis all’avvento del processo civile telematico. Oramai tutto, nell’ambito del diritto civile ed amministrativo, è telematizzato quindi computerizzato. La categoria degli avvocati è una delle ultime ad aderire all’era dell’informazione digitalizzata; basti sapere che ancora oggi vi sono avvocati che non l’hanno accettata di buon occhio per la gestione della propria attività. In ogni caso è opportuno dire che tra le plurime soluzioni informatiche cui gli avvocati possono aderire per gestire il proprio studio sia uni-personale che non la soluzione trovata maggiormente vantaggiosa consiste nell’utilizzo del cloud che serve sopratutto quando si lavora in piena mobilità per evitare di perdere tempo e di stare troppe ore nel proprio studio. Il cloud permette di inserire tutte le informazioni, le pratiche, le mail in una piattaforma digitale, negli ultimi tempi resa opportunamente sicura da attacchi ed accessi esterni, sempre consultabile anche da cellulare. In tal modo l’avvocato ovunque si rechi ha sempre con se tutti i documenti contenuti nei fascicoli. L’utilizzo del cloud, sempre a vantaggio degli avvocati, permette anche di rispettare le nuove regolamentazioni inerenti la fatturazione elettronica con estrema facilità. Si può comprende facilmente che tutti gli avvocati che vogliono gestire lo studio in maniera efficiente ed intelligente devono utilizzare una piattaforma cloud che permetterà anche di custodire e proteggere le mail tra avvocati e clienti.

Lo studio legale ed i vantaggi del cloud – Produttività e gestione
Il clouding consiste in un sistema di memorizzazione ed elaborazione delle risorse in un sistema di rete che permette di condividere, gestire, collegare le risorse ad un server esterno. Proprio per questo il cloud rappresenta la soluzione migliore per gli studi legali, anche piccoli. A fronte di quanto detto fino ad ora è opportuno chiarire quali sono i vantaggi per gli studi legali che adottano i servizi del cloud.
Il primo vantaggio tra tutti è la custodia dei dati; difatti tramite il cloud è possibile conservare le informazioni in più luoghi differenti, tale scelta permette una maggiore sicurezza delle stesse. Tale risultato si ottiene sia quando lo studio legale ha sede solo in Italia sia quando lo stesso ha sede anche all’estero. In tal modo l’avvocato ha la possibilità di custodire tutte le conversazione avute con i clienti, nessuno escluso; vengono tutelati i dialoghi avuti con qualsiasi mezzo tra cui: sms, chat, email e documentazione invitata attraverso i sistemi di condivisione. Altro vantaggio derivante dall’utilizzo del cloud consiste nel mantenere i dati al sicuro: il fornitore del servizio cloud, difatti, si assume tutte la responsabilità in merito alla preservazione della riservatezza, integrità e disponibilità dei dati. Ovviamente questi obblighi possono essere diversificati a seconda del tipo di contratto concluso tra avvocato e fornitore del servizio stesso. Nel controllo e nella sicurezza dei dati influiscono anche il progresso tecnologico, la natura dei dati da custodire e le modalità di trattamento concordate che, in ogni caso, sono tese a garantire massima sicurezza e abbattimento dei rischi di riduzione o perdita dei dati. Altro dato a favore dell’utilizzo del cloud è quello inerente alla possibilità di eliminare il server fisico che avrebbe mantenuto tutti i dati trasferiti nel cloud. Sostituire i server garantisce cosi un consistente risparmio economico. Il sistema del cloud fornisce anche un ultimo vantaggio riguardante il backup dei dati; infatti il cloud è in grado di creare una copia di tutti i dati salvati all’interno di una “nuvola virtuale” in tal modo l’avvocato ha la garanzia di non perdere alcun dato sensibile dei propri clienti.

Conclusioni
Il cloud rappresenta sia a livello economico che tecnologico la soluzione migliore per l’avvocato che vuole, nello stesso tempo, tenere sotto controllo ed avere la disponibilità di tutte le informazioni inerente i propri clienti senza dover affrontare dei costi dispendiosi per avere gli strumenti adatti a conseguire tale obiettivo. Difatti tramite il cloud computing tutte queste informazioni vengono affidate all’interno di un ambiente controllato e sicuro che garantisce all’avvocato tranquillità e reperibilità in ogni momento; quest’ultimo avrà la possibilità di essere sempre a contatto con i propri clienti, anche tramite mail, preservandone e proteggendone il contenuto.

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