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Efficacia ed efficienza per aumentare la produttività aziendale

Efficacia ed efficienza per aumentare la produttività aziendale

Un’azienda cerca di far crescere il proprio business massimizzando i ricavi e riducendo i costi, ma non conosce ancora bene la differenza tra le parole “efficienza” e “efficacia”. Ma non sono la stessa cosa. Come si può fare quindi ad aumentare la produttività aziendale incrementando questi due fattori?

Poiché innovazioni tecniche come l’automazione rendono più semplice che mai il ridimensionamento rapido, comprendere la distinzione tra i due termini, e come ognuno può aiutare un’azienda a migliorare la sua produttività, non è mai stato così importante.

Fare le cose bene VS fare le cose giuste

Efficienza significa fare le cose bene, efficacia significa invece fare la cosa giusta”, dice Peter Drucker, conosciuto come il padre del Management moderno. Mentre aumentare l’efficienza significa fare le cose più velocemente, utilizzare meno risorse e in minor passaggi, efficacia significa allineare i miglioramenti del modo di lavorare agli obiettivi aziendali di alto livello.

Misure che migliorano la produttività aziendale

Parte di un approccio più strategico è chiaramente definito da come si misura l’efficacia. L’abilità di quantificare tutto o niente, dal numero di passi che facciamo in un giorno al valore esatto di ogni commento e like ad un post ottenuto sui social di un’azienda, ha reso le organizzazioni iper focalizzate sui dati e le metriche. Ma solo perché possiamo misurare tutto, questo non significa che dobbiamo farlo. Per produrre valori veri e aumentare la produttività aziendale, le organizzazioni devono misurare le cose giuste.

Le imprese stanno ancora faticando a capire come misurare quello che conta. Mentre la maggior parte delle imprese si considera guidata dai dati, una ricerca globale condotta da MIT Sloan Management Review ha trovato che solo un quarto dei Senior Executive è d’accordo sul fatto che le KPI funzionali che vengono tracciate, si uniscono agli obiettivi strategici della propria organizzazione.

Non è che le aziende non sono concentrate sui numeri, ma in tante non prestano attenzione alle corrette metriche o non usano i loro risultati in maniera sensata. Quasi il 30% dei 3.200 partecipanti alla ricerca dimostrano che le loro KPI aziendali influenzano il loro approccio in qualche modo, minimamente o per niente.

Promuovere l’efficienza e migliorare l’efficacia

Anche se sono diverse, efficacia ed efficienza non si escludono a vicenda. Focalizzandosi sul creare la giusta efficienza, le aziende, per aumentare la loro produttività, possono alimentare l’efficacia allo stesso tempo. Per raggiungere questo equilibrio ideale, bisogna seguire tre cose fondamentali:

  • Strategia

Se l’efficacia viene aumentata facendo miglioramenti alle cose giuste per raggiungere gli obiettivi di produttività aziendale, allora il primo passaggio è definire questi obiettivi. In un piano strategico le aziende identificano i loro obiettivi specifici e creano tabelle di marcia per soddisfarli. Questo piano dovrebbe rappresentare la spina dorsale per tutte le iniziative aziendali e dovrebbe rappresentare la visione, bisogni, risorse e altri fattori aziendali. Le strategie possono essere a larga scala, comprendere tutta l’organizzazione o essere sviluppate per team e reparti; sebbene sia importante che le strategie di piccola scala siano comunque allineate con gli obiettivi complessivi aziendali.

  • Metriche

Una volta che l’azienda ha definito i propri obiettivi e creato una strategia, è importante determinare come misurare l’efficacia del piano e tenere monitorati i dati aziendali grazie a strumenti come la Power BI. Identificare i dati corretti permetterà di mostrare come i risultati delle iniziative seguono gli obiettivi. Per determinare quale metrica è da monitorare, bisogna chiedersi che cosa può dire ogni indicatore. Le KPI esatte potranno variare in base al fattore che si vuole migliorare, ma è importante definire quelle che mostrano se il lavoro svolto sta aiutando il proprio team e l’organizzazione a raggiungere gli obiettivi prefissati.

  • Impegno

Una volta che si è deciso cosa si vuole fare e come monitorare il corretto andamento delle attività, la prossima sfida è il seguito e l’impegno a rispettare il piano strategico. Questo significa assicurare che tutti comprendano gli obiettivi aziendali e il loro ruolo per raggiungerli. Bisogna prendere un impegno per migliorare la propria organizzazione con strumenti di cui i dipendenti hanno bisogno per misurare i propri progressi, come l’accesso ai dati in tempo reale e la visualizzazione dei dati. Poi, è necessario usare queste informazioni per eseguire valutazioni e perfezionamenti lungo la strada. Insieme, tutte queste attività, assicureranno l’aumento dell’efficienza aziendale, ma anche dell’efficacia allo stesso tempo.

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