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Come rispettare i requisiti di sicurezza aziendale con Microsoft 365

Come rispettare i requisiti di sicurezza aziendale con Microsoft 365

Sicurezza e conformità possono essere un argomento stimolante per qualsiasi proprietario d’impresa. È già legalmente richiesto, ma può non essere facilmente gestibile e complicato rispettare i requisiti di sicurezza aziendale senza strumenti corretti come Microsoft 365.

Questa piattaforma di Microsoft ha molte funzionalità che possono aiutare a soddisfare diverse necessità aziendali e tutti gli aspetti relativi requisiti di sicurezza aziendale. Ecco anche 4 motivi per scegliere Microsoft Dynamics 365 per la propria realtà aziendale!

Ci sono diverse categorie principali da considerare nella valutazione della conformità della sicurezza e Microsoft 365 può essere di aiuto in tutte queste categorie.

La protezione delle informazioni

I dati sono la risorsa più importante di un’azienda. È necessario proteggerli non solo per essere in linea e conformi con la legge ma anche per un proprio beneficio personale. Ci sono alcuni modi in cui Microsoft 365 può aiutare in questo.

  • Etichette

Le etichette dei dati possono aiutare a classificare e proteggere qualsiasi informazione sensibile e classificata nell’organizzazione. Ci sono due tipi di etichette: sensibilità e conservazione. Le etichette della sensibilità permettono di classificare documenti con il livello appropriato di protezione e quindi di applicare tali impostazioni a tutti i documenti etichettati. Invece, le etichette di conservazione aiutano a conservare o eliminare contenuti basati su politiche ben definite. Esse possono aiutare a rispettare la sicurezza aziendale rimanendo in linea con le politiche di conservazione dei dati. Alcune etichette possono anche essere applicate automaticamente.

  • Prevenzione della perdita di dati

Una prevenzione della perdita di dati aiuta a definire, monitorare e proteggere informazioni sensibili in un’azienda. Si può inoltre monitorare e proteggere tramite diversi strumenti come SharePoint, OneDrive o Exchange. Tutto ciò consente di prevenire condivisioni accidentali di documenti e informazioni confidenziali e aiutare gli utenti ad evitare qualsiasi interruzione minima del lavoro.

  • Crittografia dei messaggi

Con Microsoft 365 si possono criptare messaggi e-mail con informazioni sensibili per impedire a fonti non autorizzate di ottenere l’accesso ai dati aziendali. Questa attività può essere svolta anche automaticamente per determinati mittenti e destinatari o per messaggi che contengono specifiche parole nella riga dell’oggetto. Meglio di tutto, se il destinatario apre il messaggio in un’applicazione Microsoft 365 come Outlook, non devono fare ulteriori azioni per visionare i contenuti.

Gestione delle informazioni per rispettare i requisiti di sicurezza

Inoltre, per proteggere i dati sensibili di un’azienda, è necessario definire un piano per gestirli. Bisogna decidere cosa tenere e per quanto tempo, cosa eliminare e quando. È un passaggio cruciale sia per garantire che i costi di archiviazione non sfuggano al controllo che per garantire il rispetto dei requisiti di sicurezza legali.

  • Etichette

Molto di più per la protezione delle informazioni, il primo passaggio per una buona gestione delle informazioni è un’etichettatura adeguata. Microsoft 365 permette di associare delle etichette automaticamente o manualmente per assicurare che ogni pezzo di dato sia nella categoria corretta.

  • Gestore del piano di file

Una volta che tutti i dati sono categorizzati nelle giuste categorie, è possibile usare il gestore del piano di file per gestire ciò che accade ai dati. Se non si desidera impostare qualifiche personalizzate per le etichette di conservazione, Microsoft 365 definirà un piano di conservazione di defalut basato su tre categorie: procedure operative, affari generali e accordi di contatto. Quando tutto è ordinato, si potrà impostare la politica di conservazione e cancellazione per agire automaticamente in base alle proprie categorie.

  • Revisione

In base al tipo di dati che ha un’organizzazione, si può decidere di non lasciare la definizione delle politiche di conservazione ai computer. In questo caso è possibile impostare una revisione delle impostazioni che consentirà di sapere quando i dati verranno eliminati per dare l’opportunità ai dipendenti di revisionare i documenti e decidere cosa farne.

  • Permessi

Parte del garantire che la politica di governance delle proprie informazioni aziendali vada bene, è assicurarsi che le persone giuste abbiano i giusti accessi. Microsoft 365 rende tutto questo semplice, consentendo di attribuire agli utenti ruoli e gruppi e permettendo l’accesso alle informazioni in base a questa precedente distinzione.

Gestione dei rischi interni

Il desiderio di ogni azienda è quello di avere dei dipendenti di cui si ha piena fiducia, ma la realtà è che a volte alcuni commettono errori che possono costare migliaia di dollari all’azienda. È quindi necessario definire dei passaggi per proteggersi e prevenire che ciò accada e Microsoft 365 può aiutare in questo.

  • Accessi

Non si vuole solo definire dei ruoli e gruppi specifici nell’organizzazione per creare una gerarchia di accessi, ma anche assicurare che gli account amministrativi siano sicuri. Gli account admin hanno il più alto livello di accesso e sono, allo stesso tempo, i più esposti agli attacchi informatici. Microsoft 365 permette di proteggere questo tipo di account implementando le politiche di sicurezza come l’autenticazione a multi-fattori, accessi controllati e conformità dei dispositivi.

  • Conformità della comunicazione

La quantità di comunicazione interna che avviene all’interno di un’azienda è sconcertante nei tempi moderni e assicurarsi che essa sia conforme può essere un compito monumentale. Microsoft 365 può aiutare a definire le comunicazioni per assicurare che niente venga detto tra i dipendenti che potrebbe innescare una bandiera rossa o un problema di conformità cercando automaticamente le parole chiave e generando un rapporto per la revisione.

  • Barriere di informazioni

A volte, per rimanere conformi, o solo per proteggersi, è meglio che due gruppi non comunichino affatto con altri. Con barriere di informazioni, si possono prevenire o restringere alcuni gruppi nell’organizzazione parlando con altri gruppi. Ad esempio, si può decidere di non volere che il team di sviluppo del prodotto parli con quello delle pubbliche relazioni, per evitare che qualcosa venga comunicato al pubblico accidentalmente.

  • Cassetta dei clienti

La “cassetta dei clienti” è un modo di Microsoft 365 per proteggere l’azienda da sé stessa. Con questa funzionalità attiva, nessuno da Microsoft può accedere al sistema aziendale senza un’approvazione esplicita. Questo significa che se un dipendente apre un ticket di assistenza con Microsoft, verrà inviata una notifica e la richiesta di approvazione prima che l’ingegnere di Microsoft ottenga l’accesso. Questo assicura che nessuna risorsa esterna (neanche Microsoft) possa accedere ai dati sensibili aziendali senza il permesso del capo.

Introduzione alla conformità di sicurezza di Microsoft 365

Rimanere conformi con i requisiti di sicurezza può sembrare impossibile, ma Microsoft 365 può aiutare qualsiasi azienda in ogni passaggio necessario. Per iniziare con questo strumento di Microsoft, è necessario controllare il proprio punteggio di sicurezza e conformità con il centro di conformità di Microsoft per scoprire quali passaggi migliorare e su quali aree focalizzarsi.

A partire da questo si potrà sapere su quale delle tre categorie, esposte precedentemente, si devono concentrare gli sforzi aziendali. E se non c’è tempo per definire impostazioni di sicurezza personalizzate, Microsoft 365 semplifica il tutto fornendo modelli prestabiliti basati sulle norme del settore di appartenenza dell’azienda.

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