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Come mantenere la casella di posta pulita: 10 tips

Come mantenere la casella di posta pulita: 10 tips

Al giorno d’oggi molte delle conversazioni lavorative, ma anche della vita privata, viaggiano via e-mail. L’importante, in mezzo a questo continuo flusso di documenti e informazioni, è rimanere organizzati per evitare di perdere comunicazioni importanti. Abbiamo raggruppato 10  tips per mantenere la casella di posta pulita.

Come mantenere la casella di posta pulita: 10 tips

    1. Aggiungere filtri e regole
      Oggi tutti i programmi e i servizi on-line di e-mail hanno regole, filtri o sistemi di etichette che permettono di muovere e organizzare i messaggi in entrata. Usare queste impostazioni per organizzare i messaggi permette di selezionare quali sono i più importanti.
    2. Non avere paura di eliminare
      Dopo aver letto una e-mail, bisognerà sempre fare qualcosa con essa. Non bisognerò salvarla per dopo perché poi verrà facilmente dimenticata in mezzo a tutte le altre. Ovviamente non tutte le e-mail necessitano di una risposta e quindi non ci sono motivi per salvarle per poi eliminarle dopo.
    3. Definire delle risposte automatiche e predefinite
      Se ci si rende conto di dare quasi sempre la stessa risposta alle e-mail, si può pensare di creare una lista con le risposte frequenti per poi copiarle e incollarle all’occorrenza. Oppure ci sono degli strumenti molto validi che lo fanno al posto nostro come Thunderbird Quicktext, Lifehacker Texter e AutoHotkey.
    4. Rendere tutto più semplice
      Tante volte le persone rendono complicate le loro caselle di posta creando dozzine di diverse cartelle per organizzare le e-mail. Se non c’è modo di creare meno cartelle è necessario usare le regole per filtrare i messaggi all’interno di esse.
    5. Dare sempre risposte brevi 
      Quando si risponde ad una e-mail bisogna cercare di dare una risposta il più breve possibile e non spendere troppo tempo su una singola e-mail. Il tempo suggerito da dedicare ad ogni singolo messaggio è di 5 minuti per evitare di scrivere una risposta più lunga di tre paragrafi.
    6. Considerare la casella di posta come tali 
      Molte volte la casella di posta di una persona è piena perché viene considerata come un calendario di cose da fare. Ma il suo scopo non è questo…ci sono strumenti appositi per tenere traccia dei propri impegni come per esempio Microsoft Planner collegato a Microsoft Teams.
    7. Disiscriversi dalle newsletters e disabilitare le notifiche 
      Sebbene ci siano delle buone intenzioni quando ci si iscrive ad una newsletter, spesso possono esserci e-mail inutili che distraggono sul posto di lavoro. Disiscriversi da qualsiasi newsletter che non si sta leggendo e disabilita le notifiche dai social network è un buon modo per rimanere concentrati.
    8. Non rispondere allo SPAM 
      Se lo SPAM riesce ad oltrepassare la linea di protezione, non bisogna rispondere mai! Si dovrebbe eliminare subito il messaggio.
    9. Continuare a controllare, ma non troppo 
      È necessario leggere le e-mail almeno una volta al giorno e non ogni ora. In ogni caso però si possono definire dei momenti prestabiliti per sistemare la casella e-mail e se si ricevono delle notifiche di nuovi messaggi è meglio disabilitarle così non si verrà disturbati.
    10. Cancellarne ancora 
      Se dopo aver seguito tutti i punti precedenti ci sono ancora messaggi vecchi di settimane bisogna eliminarli. Se non si ha tempo a disposizione per fare ciò si può creare una cartella dedicata alle e-mail vecchie e spostare qui tutte questi messaggi così sarà più veloce eliminarle di seguito.