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Microsoft Teams: come funziona

Microsoft Teams: come funziona

Come funziona Microsoft Teams

All’interno delle aziende, il team working (o il lavoro di squadra) sta diventando un elemento sempre più importante, in quanto incide in maniera influente nella sua produttività e nella sua efficienza. Migliorare la collaborazione dei e tra i team è oggi di fondamentale importanza per le aziende per questo diventa importante sapere come funziona Microsoft Teams.
Non a caso, la capacità di lavorare in team è ormai divenuta una delle attitudini maggiormente richieste dalle imprese.
Una delle parole d’ordine, oltre alle diverse competenze, è quindi la collaborazione e la predisposizione ad instaurare delle relazioni interpersonali di qualità con i colleghi, poichè un clima di lavoro sereno favorisce il raggiungimento degli obiettivi e un grande risparmio di tempo.

Da una recente ricerca del Censuswide è emerso che oltre il 41% degli impiegati si dimentica di passare delle informazioni ai colleghi.
Ma non è tutto, in quanto durante le riunioni un bel 36% dei partecipanti ha le attenzioni orientate verso il proprio computer piuttosto che agli argomenti trattati dal vivo.

Un altro fattore negativo è la mancanza di ascolto: durante le conference call si tende infatti a parlarsi sopra e a prevaricare sull’interlocutore.
Quali sono i rischi di un’azienda dove i dipendenti non collaborano tra loro? Perché è fondamentale sapere come migliorare la collaborazione dei team? O sapere come funziona Microsoft Teams?
La mancanza di collaborazione tra i dipendenti di un’azienda comporta diversi rischi, in primis la rivalità tra i suddetti, in quanto tenderanno ad assumere atteggiamenti negativi gli uni nei confronti degli altri. Questo atteggiamento non migliora la collaborazione dei team.
Un altro pericolo è la creazione di vere e proprie coalizioni volte a screditare tutti coloro che non ne fanno parte.

Non sono infatti i rari i casi in cui le vittime, anche se collaboratori validi e competenti, decidano di dare le dimissioni per cambiare azienda, dove magari ricevono molte più gratificazioni e respirano un clima sereno.
Ma gli svantaggi della mancata collaborazione dei team non finiscono qui: a volte vi sono mansioni ricoperte da una sola persona e se quest’ultima non passa le informazioni ai colleghi per mantenerne l’esclusività, qualora dovesse rassegnare le dimissioni porterebbe con se tutte quelle importanti informazioni che causerebbe grandi rallentamenti alla produttività del teams, poiché la persona che dovrà ricoprire tale ruolo sarà obbligata a partire daccapo.

  • Innovazione: le scoperte non sono sfruttate e condivise in altre aree
  • Qualità: vengono prese decisioni peggiori a causa di dati incompleti
  • Produttività: richiede sempre più tempo prendere ed eseguire decisioni

Come migliorare la produttività aziendale

Esistono numerose strategie per migliorare la produttività aziendale, le quali verranno indicate tra le righe di questo articolo. Per quanto gli strumenti tecnologici come gli Erp possano incentivare queste migliorie oggi è fondamentale mettere al primo posto anche l’aspetto umano e quello collaborativo.
Una dei primi mindset sulla quale bisogna lavorare è considerare il team aziendale come uno team sportivo.
Se si pensa ad una squadra di qualunque sport, essa raggiunge la vittoria grazie alla collaborazione di tutti i suoi componenti.
Lo stesso discorso vale anche per le aziende, dove ogni dipendente deve dare il proprio contributo per far raggiungere il successo.

Un altro concetto importante delle squadre sportive è l’accoglienza delle nuove entrate e la condivisione con queste ultime delle proprie esperienze senza assumere alcun genere di atteggiamento egoistico.
Si potrebbe quindi consolidare un buon rapporto tra i colleghi durante gli orari di lavoro, in pausa pranzo oppure fuori dall’ufficio, magari organizzando un aperitivo o una cena, dove l’atmosfera è molto più rilassata e consente la scoperta di lati della personalità ancora nascosti.
Non bisogna inoltre tralasciare la capacità di ascolto, la condivisione delle opinioni, dei punti di vista, ma soprattutto il rispetto reciproco.
Grazie a tutti questi elementi si avrà pertanto la possibilità non solo di crescere professionalmente, ma anche personalmente. Quando sorgono dei problemi, anche piccoli, è bene affrontarli immediatamente e chiarirsi con l’altra persona per evitare la nascita di risentimenti o rancori logoranti. Dal punto di vista pratico un’altra soluzione pronta a venire in soccorso di qualunque azienda è la tecnologia, la quale facilita sia il lavoro di squadra, sia la comunicazione interna tra i diversi collaboratori.
Una di queste è Microsoft Teams che aiuta a migliorare la collaborazione dei team.

Per guardare un approfondimento su come funziona Microsoft Teams vedi il nostro seminario gratuito.

Microsoft Teams

Che cos’è Microsoft Teams

Microsoft Teams è una App, disponibile per Android, iOs e desktop, creata per facilitare il lavoro di squadra, le comunicazioni tra i suoi membri e l’organizzazione del lavoro.

Come funziona Microsoft Teams

Microsoft Teams ha diverse e utili features.

1. Canali: possibilità di lavorare all’interno di un canale (Team) a cui prendere parte o crearne uno proprio. All’interno del team sarà possibile condividere file, organizzare riunioni in loco o intrattenere conversazioni.

2. Attività: questa funzione consente di leggere tutti i messaggi/risposte, le menzioni (si effettuano con questo simbolo @).

3. Chiamate: se viene effettuata la sincronizzazione, sarà possibile effettuare chiamate verso chiunque, anche a chi non utilizza Microsoft Teams.

4. Riunioni: è un vero e proprio calendario che permette di consultare i propri programmi settimanali/giornalieri e di organizzare appunto delle riunioni.

5. Microsoft Teams conference call: questa funzionalità permette di organizzare delle videoconferenze web, audio o video con qualunque persona, sia interna che esterna al Microsoft Team.

La conversazione è altresì supportata da diversi strumenti come la possibilità di scrivere appunti (note), condividere il desktop, caricare messaggi in chat/file e avere un’assistente di pianificazione.
Qualora incombesse la necessità di organizzare una riunione più grande, è possibile scegliere la trasmissione in diretta mediante gli eventi live di Microsoft Teams, alla quale possono assistere fino a diecimila persone interne ed esterne.

Inoltre è possibile interagire con altre app esterne, sia di Microsoft (vedi Word, Power Point, Access, Excel), sia esterne come Evernote, Trello e Mindmeister.
Insomma Microsoft Teams è un vero e proprio alleato per coadiuvare la collaborazione tra i colleghi, soprattutto quelli amanti delle nuove tecnologie informatiche che potranno insegnare tutti i trucchi ai meno esperti, cementificando così il lavoro di squadra.
Microsoft Teams come funziona
In questo paragrafo verrà spiegato come usare Microsoft Teams, grazie al quale sarà possibile migliorare la collaborazione tra colleghi compiendo il minimo degli sforzi.

Una volta installata la App, si riceverà un codice di accesso che permetterà di accedere a un Team pre esistente oppure crearne uno ex novo.
Da questo momento sarà possibile iniziare una conversazione con l’intero team o con una singola persona.
Nel primo caso bisogna cliccare su Team, sceglierne uno insieme ad un canale, scrivere il proprio messaggio e selezionare Invia.
Se invece si desidera comunicare con un solo membro, è necessario cliccare sulla voce Nuova chat nella parte superiore dell’App, digitare il suo nome, comporre il messaggio e cliccare su Invia.
Per condividere un file bisogna invece selezionare il simbolo della graffetta fermacarte (si trova sotto la finestra della conversazione), selezionare il file da spedire e cliccare su Invia.
La menzione (@) ha invece il compito di richiamare l’attenzione di uno o più componenti del Team.
Per fare questo basta digitare @ davanti al nome degli utenti da menzionare, i quali riceveranno a loro volta una notifica, che si manifesta con un cerchio rosso vicino alla voce Attività.
Naturalmente è possibile menzionare interi canali o Team per velocizzare i tempi.
Occorre configurare i propri dispositivi mobili? Nessun problema, in quanto è sufficiente collegarsi alla pagina web del supporto Microsoft, selezionare la tipologia di quello che si sta utilizzando (Microsoft, iOs, Android o desktop) e seguire le semplici indicazioni.

Microsoft Teams vantaggi

L’utilizzo di Microsoft Teams porta numerosi vantaggi su come migliorare la collaborazione dei team

1. è in grado di inserire all’interno di un’unica interfaccia tutti gli strumenti utili a migliorare la produttività aziendale come chat, calendario, gruppi, riunioni online e chiamate, diventando a tutti gli effetti un hub;

2. permette di condividere rapidamente e in modo sicuro le informazioni aziendali tra tutti i dipendenti;

3. può essere personalizzato a piacere tramite l’aggiunta di file, applicazioni e link ai siti Internet;

4. è estendibile, in quanto consente di apportare integrazioni con altri dispositivi aziendali;

5. dà la possibilità di aggiungere dei connettori per pubblicare dei post leggibili da tutti i componenti del Team;

6. vi sono i chat bot, grazie ai quali è possibile trovare delle informazioni necessarie in modo rapido e semplice;

7. è disponibile per tutti i dispositivi fissi e mobili, diventanto in questo modo utilizzabile ovunque;

8. permette di organizzare dei corsi di formazione anche con persone che si trovano dall’altra parte del mondo;

9. tutti i collaboratori hanno la possibilità di modificare i file presenti sul cloud;

10. consente a tutti i membri del Team di gratificarsi a vicenda, in quanto c’è la possibilità di mettere like e commentare.

Microsoft Teams opinioni

Microsoft Teams è in possesso di tutti i requisiti fondamentali per effettuare delle conference call prive di intoppi o contrattempi.
Grazie a questa app è inoltre possibile avere un unico strumento di comunicazione, il quale sostituisce numerosi altri messanger o chat ed evita in questo modo la dispersione di file o nozioni importanti da trasmettere agli altri colleghi. In questo modo potrete sapere come migliorare la collaborazione dei team.
Il suo utilizzo risulta inoltre semplice ed intuitivo: basta scaricarlo sul proprio dispositivo ed iniziare ad interagirare e a condividere rapidamente le informazioni aziendali ai propri collaboratori.
Questi ultimi, avendo la possibilità di modificare tutti i file presenti all’interno del cloud, svilupperanno la loro creatività e saranno dunque maggiormente incentivati all’utilizzo di questo strumento di lavoro.
Inoltre, la vasta gamma di emoji, GIF e smiley rende la comunicazione più divertente e molto meno formale, mettendo così a proprio agio tutti i partecipanti.
Queste funzionalità si rivelano molto utili anche per sdrammatizzare una situazione di contrasto o malinteso.