Come diminuire i costi aziendali con un ERP


Come diminuire i costi aziendali con un ERP


Storicamente, nell’ambito dello sviluppo delle imprese, l’organizzazione, la condivisione e l’integrazione di tutti i dati aziendali ha consentito di poter migliorare l’efficienza dei flussi aziendali: dalla pianificazione alla produzione l’obiettivo è stato, è e sarà sempre quello di poter abbattere i costi a parità di fabbricazione.

Questo processo è valido per ogni tipologia di impresa, da quella che eroga servizi di consulenza a quella che ha una linea industriale di produzione e questo perché, pur essendo teoricamente diversa la strutturazione e la finalità, la strutturazione principale di ogni società si basa su una spina dorsale fatta da settori comuni: la contabilità, gli acquisti, la gestione finanziaria, la gestione dei clienti/fornitori, il magazzino, sono le aree comuni su cui si basa la funzionalità dell’azienda e che per questo devono essere il più possibile messe in grado di condividere i dati per ottimizzare i flussi produttivi.

Attualmente una azienda deve essere veloce all’interno del mercato e perseguire gli obbiettivi che si sono preposti con l’espansione sia nel proprio che in altri mercati; per far questo è necessario che l’impresa conosca ogni dettaglio del suo flusso produttivo ma che contestualmente abbia anche una visione di insieme dello stesso in modo da poter capire quali sono i propri limiti, le proprie criticità e poterle superare stando sempre sull’onda del cambiamento.

In questa ottica la semplificazione della gestione aziendale è un imperativo assoluto e la si può ottenere mediante l’ERP.

Che cosa è un ERP

L’ERP è fondamentalmente un sistema che cambia il punto di vista sul business e fa diventare molto più ampie le visioni di impresa mantenendo essa sempre sotto un rigido controllo e rientra nella famiglia dei software gestionali.

ERP sta per Enterprise Resource Planning (ovvero pianificazione delle risorse d’impresa) ed è un sistema integrato dove al suo interno si trovano tutti i processi aziendali elencati precedentemente, che vanno dalla vendita alla gestione del magazzino, dalla contabilità alla gestione degli acquisti ecc.; l’ottimizzazione di tutti i processi visti a 360 gradi e nel loro insieme consente di poter eliminare molti sprechi che causano perdite anche rilevanti nel tempo.

L’introduzione di un sistema informatico che consenta alle varie sezioni di dialogare e di condividere i dati principali e di generare quindi un flusso continuo prima di tutto di informazioni e successivamente delle varie procedure produttive aumenta, ed anche di molto, la solidità strutturale dell’intera impresa tenendo anche presente che l’ERP, al contrario dei vari software generalisti e multi settore, permette di integrare all’interno dell’analisi complessiva dei vari processi anche le risorse umane aziendali, in modo da poter avere un quadro generale multidimensionale delle attività che sono in essere, sia all’interno che all’esterno dell’azienda.

Mediante l’utilizzo di un ERP infatti si inseriscono nella visione globale della generazione del prodotto, e quindi vengono considerati modulari ai processi interni, anche i soggetti esterni che fanno parte dell’intero ciclo aziendale come ad esempio i partner commerciale ed i fornitori

Avere un ERP in azienda: presupposti e modalità

Passare da una gestione non ERP ad una gestione con il sistema ERP è un indubbio salto qualitativo per l’azienda; sapere esattamente quali sono i vari processi, come collegarli, quali sono gli obiettivi che si vogliono perseguire, sono solo alcune delle variabili da considerare in modo da poter realizzare una mappatura generale dei flussi produttivi e delle reali necessità.

Tutto questo però non può essere fatto in autonomia (qualunque sia il grado di grandezza dell’impresa) e soprattutto deve essere seguito da soggetti qualificati che riescano a capire quale possa essere la complessità della copertura applicativa del sistema in quanto non è solo una banale installazione di un software condiviso, ma una vera e propria trasformazione di impresa; essere affiancati da professionisti del settore, come ad esempio Nekte srl, consente non solo di facilitare il passaggio alla gestione ERP, ma soprattutto di capitalizzare al massimo la trasformazione aumentando i risparmi ed i benefici che la nuova impostazione organizzativa e di lavoro offre.

Dopo aver creato una governance di controllo ed individuato gli utenti chiave per ogni processo interessato alla trasformazione ERP, bisogna quindi avviare l’intero processo di trasformazione

Per quale motivo bisogna avere un ERP in azienda

Nell’ambito della trasformazione digitale, le aziende che decidono di adottare un ERP hanno la possibilità di essere maggiormente efficienti ed efficaci. Attraverso la rete poi è possibile collegare sensori, mobile device e tutti quei dispositivi portano informazioni e dati che permettono di conoscere più approfonditamente il ciclo produttivo; l’analisi di questi dati e la possibilità di condividerli attivamente tra le varie sezioni aziendali e/o tra le varie fasi produttive consente all’ERP di non rimanere chiuso ai micro cicli (come ad esempio la gestione del magazzino o la contabilità) ma di estendersi anche al mondo esterno dei partner creando un’unica catena di valore sulla quale vengono unite realtà che teoricamente apparirebbero molto distanti tra loro come i clienti con i fornitori, ma che in effetti orbitano all’interno di una medesima galassia che il sistema ERP racchiude, elabora e quantifica.

Avere un ERP in azienda: benefici e risparmi

Con l’adozione di un sistema ERP l’azienda intraprenderà una fase di cambiamento molto delicata in quanto si andrà a toccare quello che può essere definito il sistema nervoso dell’azienda, tutti i costi inerenti a questa implementazione si trasformeranno poi in effettivi benefici sia da un punto di vista dell’economicità dei processi, sia come qualità produttiva degli stessi, questo portarà l’azienda ad essere più competitiva in termini di efficienza e di efficacia.
Il grande vantaggio è che questo mutamento di crescita può essere fatto in modo assolutamente soggettivo basandosi, e quindi adattandosi, al reale business aziendale; questo è possibile in quanto essendo l’ERP un sistema componibile in termini di performance, consente di attuare gradualmente le modifiche operative, rendendolo di fatto totalmente personalizzabile.

Il primo beneficio che si ha nell’installazione di un sistema ERP è quello della stabilità dell’intero processo produttivo; esso infatti viene considerato in modo verticale e nella sua globalità, uniformando gli indicatori ma soprattutto le modalità di esecuzione e controllo dello stesso, permettendo la comunicazione istantanea e la relativa condivisione di tutti i dati necessari.

Il secondo beneficio riguarda la forte adattabilità del sistema ai vari schemi organizzativi presenti all’interno dell’azienda; l’alta parametrizzazione, la modularità, la scalabilità ma particolarmente la flessibilità di utilizzo consentono di massimizzare in breve tempo l’investimento iniziale.

Al giorno d’oggi infatti avere un gestionale è di vitale interesse per le organizzazioni, perché aiuta ad avere una struttura organizzativa chiara e delimitata e tutto ciò diventa il presupposto essenziale per effettuare una crescita aziendale costante nel tempo.

Passare ad una gestione parametrizzata e condivisa come l’ERP consente poi di avere cospicui risparmi, sia dal punto di vista operativo che da quello finanziario; nel primo caso, ad esempio, avere le procedure uniformate e standardizzate secondo criteri produttivi per tutte le unità aziendali permette di risparmiare una grande quantitativo di ore per il passaggio delle informazioni e dei dati tra una sezione e l’altra. Un ERP inoltre consente soprattutto di effettuare un controllo di gestione direttamente collegato alla generazione del bene o servizio; per esempio può definire esattamente le parti che devono essere disponibili in magazzino per la produzione di un determinato prodotto o sottoprodotto direttamente dagli ordinativi confermati dall’amministrazione avvisando in tempo reale il fornitore per una sospensione della fornitura o, in caso contrario, di una  ulteriore richiesta per soddisfare eventuali picchi di produzione. In questo modo si riducono al minimo i rischi derivanti da giacenze di magazzino che poi devono per forza essere smaltite praticando prezzi che a malapena vanno a coprire i costi di produzione

Quale ERP scegliere

Nell’ambito del mercato, vi sono diverse tipologie di soluzione anche in ambito ERP, ma per andare veramente oltre i limiti del software gestionale di base c’è bisogno di una soluzione integrata come Microsoft Dynamics 365 Business Central. Esso è una soluzione all-in-one facile da adoperare, altamente personalizzabile che aiuta a ordinare le connessioni Inter(Intra)net aziendali  realizzando la vera digitalizzazione informatica. La connessione dei dati tramite la condivisione dei servizi di contabilità, di inventario, delle vendite, degli acquisti e, per ultimo, dei clienti consente di ottenere un quadro end-to-end dell’intera azienda grazie anche alle funzioni di AI (intelligenza artificiale) che sono incluse nel sistema per poter prevedere ad esempio quando e cosa reintegrare nel magazzino e, di conseguenza, acquistare solo le quantità di cui si ha effettivamente bisogno con gli inventari  aggiornati in modo dinamico ed in tempo reale.

Con Microsoft Dynamics 365 Business Central si riesce a mantenere la corretta quantità di scorte quantificando automaticamente i livelli di prodotti, i tempi di consegna e i riordini in base al flusso produttivo e la creazione di grafici di tutte le performance finanziarie avvengono in tempo reale mediante i dashboard integrati di Power BI ma soprattutto si serve delle previsioni di vendita per poter monitorare e correggere le linee produttive ed i relativi piani, in modo da generare appositi ordini ai vari fornitori.

Il ruolo del Partner di sviluppo del sistema ERP

L’adozione di un ERP, come già detto, non consiste solamente in una mera installazione di software ma va a toccare tutti i processi produttivi dell’azienda; è quindi importante che questa sia seguita da soggetti che possano creare delle soluzioni tagliate su misura mediante una parametrizzazione del pacchetto proposto basata soprattutto sulla personalizzazione e la finalità delle aziende che vogliono implementare un ERP.
Nekte è il partner ideale per supportare questo tipo di trasformazione, in particolar modo per le PMI e gli studi professionali, in quanto si pone come un system integrator non solo come fornitore ma anche e soprattutto come consulente professionale per l’azienda.

Nekte con i suoi esperti informatici individua per le aziende quali sono le migliori soluzioni da adottare e quali le personalizzazioni da effettuare; offre supporto alle PMI per tutta la durata della trasformazione ed in sede di avviamento dell’ERP affianca ogni utente con un consulente che possiede una specifica esperienza di dominio applicativa, sia per ogni singola area aziendale sia per le singole scelte operative da compiere.

Uno dei principali obiettivi di Nekte è quello di porre molta attenzione alle varie criticità che in sede di trasformazione possano presentarsi, sostenendo interamente la gestione dell’implementazione intervenendo nella risoluzione dei possibili problemi di reazione al cambiamento.