19 giugno 2017

Nekte partner del progetto Globe sviluppato in Avimatic

Nekte ha preso parte alla realizzazione di un progetto per conto dell’azienda Avimatic S.r.lseguito da Arket,  software house con una ventennale esperienza alle spalle che si rivolge con successo a settori diversificati come la GDO, metalmeccanica e servizi.

L’azienda  in questione è specializzata in lavorazioni meccaniche di elevata precisione e, per gestire i flussi documentali ed i processi legati alla gestione di non conformità in ambiente di Sistema di Gestione Qualità (SGQ), ha scelto il software documentale Globe.

Avimatic si è affidata alla gestione documentale con Globe per eliminare lo scambio manuale di documenti che, fino a quel momento, venivano compilati manualmente in ogni fase e inoltrati poi al successivo responsabile del processo. Questo comportava il rischio di smarrimento della documentazione, l’allungamento delle tempistiche  possibilità di incorrere in errori; l’obiettivo era  rendere più efficiente e rapida la creazione e gestione della documentazione necessaria per gestire le non conformità.

 

Software archivio documenti: Globe

Con il software documentale Globe è possibile gestire quattro differenti processi collegati alla gestione delle non conformità in ambiente SGQ:

  • inserimento di rapporto di non conformità
  • richiesta di azione correttiva a partire da non conformità
  • segnalazione di non conformità a fornitore
  • richiesta di deroga/concessione

 

1.    Inserimento rapporto di non conformità

Nel momento in cui viene accertata una non conformità, si apre un Rapporto di Non Conformità tramite una specifica Azione configurata in Globe.

inserisci rapporto non conformita globe avimatic

Una volta selezionato il cliente della commessa, Globe proporrà un elenco che include tutti gli ordini legati a quel cliente. Dopo aver scelto il numero di ordine interno, Globe andrà a valorizzare in automatico il codice commessa ed il numero dell’articolo in lavorazione.

Questo genera un workflow, suddiviso in varie fasi di inserimento della non conformità:

  1. Avviato il workflow compare una maschera per il caricamento dei dati relativi alla non conformità. Inizialmente si inseririscono le informazioni di base e descrittive della non conformità rilevata come la data di notifica e fonte della non conformità, quantità di pezzi coinvolti ecc. Alcuni campi vengono valorizzati in automatico da Globe a partire dalle informazioni recuperate dalla commessa.
  2. Indagine e decisioni, ovvero la fase di ricerca della causa specifica della non conformità e di decisione dell’azione di contenimento/correttiva immediata.
  3. Verifica dell’efficacia e chiusura della non conformità.

rapporto non conformita 2 avimatic globe.png

Sulla base dei dati inseriti in ogni fase, viene generato ed alimentato un modello Excel. A questo può essere allegato anche della documentazione come foto che andranno a far parte di alcuni dossier (ad es. dossier articolo, dossier cliente, dossier fornitore, dossier commesse ecc.)

 

2.    Richiesta di azione correttiva a partire da non conformità

Inserita una non conformità e, dopo aver applicato un’azione di contenimento, può essere richiesta un’azione correttiva per correggere definitivamente la causa della non conformità.

azioni rapporto non conformita avimatic globe

Basterà semplicemente cliccare con il tasto destro sul documento relativo alla non conformità precedentemente generato e sarà disponibile l’Azione “Inserimento richiesta azione correttiva. Anche in questo caso alcuni dati vengono valorizzati in automatico da Globe, a partire dal rapporto di non conformità precedentemente inserito, mentre altri dati devono essere inseriti manualmente.

richiesta azione correttiva avimatic globe

Si crea così un PDF autogenerato contenente: causa, analisi del problema, valutazione delle azioni correttive, analisi del rischio per ogni passo dell’azione correttiva e verifica dell’efficacia dell’azione.

 

3.    Segnalazione della Non Conformità a fornitore

Se nel rapporto è stata selezionata come fonte della non conformità la voce “in accettazione”, la non conformità deve essere segnalata al relativo fornitore.

E’ disponibile un’Azione “Inserisci segnalazione non conformità a fornitore, cliccando con il tasto destro sul rapporto di non conformità generato in precedenza.

Come per le fasi precedenti, alcuni dati saranno autovalorizzati e altri devono essere inseriti manualmente (ad es. osservazioni ed operazioni da eseguire).

segnalazione non conformita fornitore avimatic globe

Globe provvede quindi a creare un PDF autogenerato e si avvia un workflow automatico, che invia al fornitore una mail con link al documento, contenente una richiesta di azione. Quando il fornitore clicca sul link, si apre una pagina di Globe Web in cui potrà visualizzare il documento ed inserire la propria azione correttiva immediata o una soluzione alternativa.

Il documento torna quindi all’azienda, che provvederà ad inserire i dati sull’efficacia della correzione.

 

4.    Richiesta di Deroga/Concessione

Nel caso l’azienda produca dei componenti che non rispettino gli standard di accettazione del cliente, può fare richiesta di deroga prima di spedirgli la suddetta merce.

Se invece la merce non conforme è già stata recapitata al cliente, che provvede ad inoltrare una contestazione, l’azienda può inviare una richiesta di concessione.

Queste due operazioni possono essere eseguite grazie ad un’apposita azione configurata all’interno di Globe: anche qui Globe creerà un PDF autogenerato e vi saranno dei campi autocompilati e altri che dovranno essere completati manualmente. Si innesca così un Workflow che invia il documento al cliente, il quale può decidere se accettare, chiedere di ri-lavorare/riparare o respingere la merce. Il documento così compilato dal cliente torna ad Avimatic ed il flusso si conclude.

Software documentale Globe: vantaggi della soluzione

Grazie alle potenzialità del software documentale, Avimatic può oggi eliminare molte azioni manuali e ripetitive di inserimento dati, richieste per la creazione di documentazione relativa all’individuazione di una non conformità.

Lo strumento di workflow permette agli utenti di essere guidati passo passo nell’esecuzione di tutte le azioni necessarie per completare le richieste e segnalazioni legate alle non conformità. Oltre a ciò vengono eliminati gli scambi manuali di documenti, che portano sempre con sé il rischio di smarrimento degli stessi, e rese automatiche azioni quali l’invio di e-mail ai fornitori ed ai clienti, contenenti la documentazione necessaria per portare avanti i vari processi.

 

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