–   SOFTWARE GESTIONE DOCUMENTALE – GLOBE 4   –

  • La tua azienda ha bisogno di un nuovo software gestione documentale oltre alla classica archiviazione documentale cartacea?
  • Internet propone diverse soluzioni come software gestione documentale gratuiti, ma nutri dei dubbi sulla loro affidabilità?

GLOBE 4, progettata da ARKET, è la nuova piattaforma software gestione documentale e per l’archiviazione in azienda.

Mette a disposizione un potente motore di ricerca per recuperare, in maniera istantanea, i documenti necessari e rende i flussi aziendali veloci e snelli, permettendo così di raggiungere nuove economie di gestione, eliminando gli sprechi e aumentando la produttività.

Il software gestione documentale GLOBE 4 semplifica l’invio di qualsiasi documento, utilizzando i canali digitali più diffusi: E-mail, PEC, Link, Portale, Fax.

Permette inoltre di rappresentare in forma grafica interattiva qualsiasi informazione presente al suo interno o nel sistema informativo aziendale (DataView).

Per la gestione dei documenti aziendali GLOBE 4 fornisce all’utilizzatore finale un’esperienza d’uso gradevole e di facile apprendimento.

 

 

 

software gestione documentale

 

GESTIONE DOCUMENTALE: COS’È? 

Su internet possiamo trovare diverse definizioni tra cui “gestione documentale” su wikipedia. Per Gestione Documentale si intende la gestione dei documenti che permette all’azienda la realizzazione di archivi informatici in sostituzione dei tradizionali archivi cartacei.

Fare gestione elettronica documentale significa organizzare i documenti che circolano all’interno di una realtà aziendale catalogandoli e indicizzandoli garantisce alle aziende notevoli risparmi di tempi e di costi.

I documenti sono gestiti per più processi: ricezione, protocollazione, normalizzazione,  scansionamento della posta elettronica ed infine l’archiviazione. Tutto questo è possibile grazie ad un software gestione documentale.

GLOBE PER DYNAMICS NAV

Dispone di uno specifico AddOn per Dynamics NAV. Con il software gestione documentale GLOBE 4 puoi catalogare ed archiviare, i principali documenti prodotti e registrati in NAV, gestendone anche la sicurezza, il flusso dei processi (workflow), la distribuzione, la firma digitale. Grazie alle potenzialità di Globe e del relativo AddOn di Dynamics NAV è possibile avviare direttamente da Dynamics NAV i processi di archiviazione.

–    SOFTWARE GESTIONE DOCUMENTALE GLOBE 4: ARCHITETTURA   –

Architettura

La piattaforma documentale comprende tre componenti principali: Globe Application Server, Globe Application Console e Client (in versione Windows, Web e App).

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Globe Application Server

L’Application Server è la componente server di Globe, a 64bit, strutturata in diversi moduli (ruoli) che possono essere distribuiti su diverse istanze/ server, permettendo una grande scalabilità e affidabilità. Il sistema è inoltre configurabile in modalità Load Balancing/High Availability da 2 a “N” nodi, i quali lavorando in concorrenza, bilanceranno i carichi di lavoro e permetteranno manutenzioni a caldo.

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Globe Application Console

L’Application Console di Globe è un’applicazione Windows a 64bit, adibita alla configurazione del prodotto. È supportata da una manualistica dettagliata, sia contestuale che pdf, arricchita da numerosi esempi e How To

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Client

Il Client è l’applicazione ad utilizzo degli utenti ed in Globe è disponibile in 3 modalità:

  • Applicazione Windows tradizionale, che non richiede installazione (run-time) ed è compatibile con gli ambienti Citrix, Terminal Server e VDI.
  • Applicazione Web, fruibile dai più comuni browser: IE, Firefox, Chrome, etc.

 

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  • App Globe, fruibile da dispositivi mobile, sia da Smartphone che Tablet, disponibile sia per Android che iOS.

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Consulta la scheda dell’ Add-on GLOBE APP

 

 

SOFTWARE GESTIONE DOCUMENTALE GLOBE 4: PRINCIPALI FUNZIONALITÀ’ 

 

ARCHIVIAZIONE:

Il software documentale Globe permette di acquisire ed archiviare con facilità ed efficienza tutti i documenti aziendali, siano essi in formato digitale o cartaceo.

 
Le fonti da cui Globe è in grado di reperire i documenti sono molteplici:
 
• File system
• Scanner (twain o multifunzione)
• Connettori E-mail o PEC
• Mondo Office
• Client di posta elettronica
• Gli altri software Arket della suite documentale, Sendy e Station, attivando una specifica integrazione
• Stampante virtuale
• WebServices
• Drag & Drop da cartelle locali o in rete, dal client e-mail ecc.
 
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SCANSIONE BARCODE:

Globe è in grado di riconoscere un eventuale barcode apposto sul documento cartaceo, al fine di associare automaticamente l’immagine scansionata al record di registrazione o di carico presente nel sistema informativo.

La scansione dei documenti può essere effettuata sia internamente all’azienda, mediante scanner Twain o stampanti multifunzione, oppure può essere esternalizzata ad un service provider specializzato.

L’archiviazione del documento nel documentale può essere effettuata successivamente alla registrazione nel sistema informativo oppure prima:

 

Scansione a posteriori: dopo aver apposto sulla prima pagina un barcode, il documento viene registrato nel sistema informativo (riportando anche il relativo codice a barre).Tutti i documenti registrati vengono poi acquisiti tramite scanner da Globe, il quale riconoscendo il barcode provvede ad associare il documento scansionato con il record precedentemente inserito.

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Scansione a priori: dopo aver apposto sulla prima pagina un codice a barre, tutti i documenti vengono scansionati ed inviati a Globe. I documenti vengono poi distribuiti all’ufficio di competenza per la registrazione nel sistema informativo (riportando anche il codice precedentemente apposto sul fronte del documento). Una volta registrati, Globe provvederà ad effettuare l’associazione tra il documento acquisito ed il record presente nel sistema informativo

 

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GENERAZIONE PDF AUTOMATICA:

Il software gestione documentale Globe 4 include un innovativo designer che consente di creare documenti PDF, usando le informazioni presenti nelle chiavi di ricerca o quelle recuperate da fonti esterne (ad esempio Data Base, File System, FTP, WebServices, ecc.).

 

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INVIO DI DOCUMENTI:

Globe include un potente motore di spedizione dei documenti che può gestire flussi di invio manuali e automatici, prevedendone anche la schedulazione.

É possibile inviare i documenti tramite:

•E-mail tradizionali.

•E-mail contenente un Link per il download del documento. Questa opzione consente di monitorare l’avvenuta apertura del documento da parte del destinatario, ricevere un alert se il destinatario non ha cliccato il link entro una determinata data, impostare una scadenza per il link o il numero massimo di volte che il link può essere cliccato dall’utente prima che venga disattivato.

•PEC, con la completa gestione e archiviazione automatica delle ricevute di accettazione/consegna/mancata consegna.

•Fax, utilizzando fax server esterni.

•Postalizzazione, integrandosi con provider esterni.

•Portale aziendale.

 

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LINK & DOSSIER:

Nella gestione dei documenti aziendali è spesso necessario mettere in relazione documenti diversi che appartengono ad uno stesso processo. Un esempio classico è costituito dalla conferma ordine, a cui sono collegate la bolla e la fattura.Creare anche all’interno del documentale delle catene di collegamento tra documenti correlati rende molto più veloci ed ordinate la navigazione e la consultazione della documentazione: Globe gestisce la creazione automatica o manuale di collegamenti fra documenti tramite la funzionalità Link.

Nel caso dei documenti gestionali, ovvero del ciclo attivo e passivo, i collegamenti sono spesso già presenti all’interno del gestionale stesso e pertanto sarà possibile per Globe leggere tali informazioni per ricrearne la struttura al suo interno. In altri casi è possibile creare dei collegamenti in modo manuale molto rapidamente.

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Globe oltre ai link tra documenti utilizza anche il concetto di Dossier: per Dossier si intende un gruppo di documenti eterogenei collegati tra loro da un punto di vista comune (ad es. tutti i documenti riguardanti uno specifico Business Partner o cliente, tutta la documentazione riguardante un prodotto con un determinato Numero Seriale o codice matrice ecc.).In pratica il Dossier permette di sostituire i faldoni/fascicoli utilizzati nella tradizionale gestione cartacea dei documenti.

 

GESTIONE DOCUMENTI OFFICE:

All’interno delle aziende viene prodotta una grande quantità di documenti di tipo non strutturato come, per esempio, i documenti gestiti con Word ed Excel. Globe è in grado di produrre e gestire tutti questi documenti, organizzandoli in maniera strutturata e sicura. É possibile utilizzare un’integrazione nativa con il mondo Office basata su modelli, al fine di standardizzare e velocizzare la creazione dei documenti: ad esempio, in fase di creazione di un nuovo documento da modello (ad es. offerta di vendita), selezionando il cliente al quale è destinato, alcuni campi verranno compilati in automatico con le informazioni presenti nell’anagrafica clienti di Globe.

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CONSERVAZIONE DIGITALE:

La scelta fatta con Globe è stata quella di legare l’aspetto della conservazione sostitutiva a service provider certificati, che forniscano le maggiori garanzie in fatto di affidabilità e di competenza.Globe è già integrato con diversi provider certificati, ed attraverso uno specifico modulo gestisce la trasmissione e la verifica del buon esito del processo di conservazione.

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Se vuoi conoscere maggiori dettagli sulle caratteristiche tecniche del software di archiviazione documentale GLOBE 4 come la gestione dei work flow, data view e molto altro ancora consulta la nostra guida SOFTWARE GESTIONE DOCUMENTALE GLOBE 4.

 
GUIDA COMPLETA SOFTWARE GESTIONE DOCUMENTALE GLOBE 4

–   SOFTWARE GESTIONE DOCUMENTALE GLOBE 4: VANTAGGI   –

 

 

CONFIGURABILITA'

Il software gestione documentale Globe 4 consente di estendere le funzionalità dell’interfaccia utente mediante:

– Azioni Custom: sono delle azioni richiamabili sia a livello generale sia nel contesto di uno specifico documento.

– Form designer: è l’estensione dell’ambiente di scripting per creare in modalità grafica specifici form.

SICUREZZA

attraverso la Console del software gestione documentale Globe possono essere gestite tutte le operazioni riguardanti la sicurezza.

La sicurezza, il corretto accesso e le azioni intraprendibili sono garantiti da una completa configurabilità:

– Sulle Società
– Sui Dossier
– Sui documenti
– Sui Business Partner
– Sulle Voci dei Menù di navigazione
– Sulle Configurazioni

INTEGRAZIONE

presenta una capacità di integrazione al mondo esterno e a qualsiasi Sistema Informativo Aziendale tramite degli strumenti come:

– Connettori: consente di reperire i documenti provenienti da Cartelle su File System, Scanner Twain, Mail ecc.

– Web Services: prevede una suite di Web Services utili per l’integrazione con le applicazioni di terze parti.

– Ambiente Scripting: possibilità di adattare il prodotto alle proprie esigenze pur mantenendo la piena compatibilità con versioni future.

– Agent: è un modulo che permette il richiamo dei documenti o di operazioni su di essi da qualsiasi applicazione Windows o da applicazioni RPG/RPGLE.

Una corretta gestione dei documenti aziendali costituisce la chiave per una migliore e più efficiente organizzazione delle attività di qualsiasi ente o impresa.

GLOBE 4 non si limita ad archiviare i documenti, ma li valorizza e li rende elementi attivi all’interno dell’azienda stessa.

Globe infatti archivia, organizza, gestisce e invia tutti i documenti aziendali, portando ad un notevole risparmio di tempo e denaro e fornendo inoltre uno strumento di controllo e mappatura di tutti i processi di gestione documentale.

Tramite un semplice ma potente ambiente di configurazione, il software di gestione documentale si adatta in tempi rapidissimi a qualsiasi realtà aziendale, integrandosi con grande facilità e minimo sforzo, con qualsiasi sistema informativo presente in azienda.

I vantaggi del suo utilizzo si possono apprezzare già dopo pochi giorni dalla sua installazione.

–   CHI E’ ARKET?   –

 

ARKET è partner di Nekte, è una software house nata nel 1998  per rispondere alle esigenze in continuo divenire di realtà industriali che iniziano a crescere e, nel contempo, ad informatizzare in maniera massiccia le proprie attività.

La mission di ARKET è quella di sviluppare una nuova generazione di applicativi che aiutino l’integrazione fra i sistemi e rendano snelli i vari processi.

Il team di ARKET ha sviluppato prodotti scalabili presenti in moltissime aziende di grandi e piccole dimensioni.

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Ancora dubbi se scegliere una soluzione di archiviazione documentale free o la professionalità di un software gestione documentale come GLOBE 4?