–   SOFTWARE GESTIONE DOCUMENTALE – GLOBE 4   –

  • La tua azienda ha bisogno di un nuovo software gestione documentale oltre alla classica archiviazione documentale cartacea?
  • Internet propone diverse soluzioni come software gestione documentale gratuiti, ma nutri dei dubbi sulla loro affidabilità?

GLOBE 4, progettata da ARKET, è la nuova piattaforma software gestione documentale e per l’archiviazione in azienda.

Mette a disposizione un potente motore di ricerca per recuperare, in maniera istantanea, i documenti necessari e rende i flussi aziendali veloci e snelli, permettendo così di raggiungere nuove economie di gestione, eliminando gli sprechi e aumentando la produttività.

Il software gestione documentale GLOBE 4 semplifica l’invio di qualsiasi documento, utilizzando i canali digitali più diffusi: E-mail, PEC, Link, Portale, Fax.

Permette inoltre di rappresentare in forma grafica interattiva qualsiasi informazione presente al suo interno o nel sistema informativo aziendale (DataView).

Per la gestione dei documenti aziendali GLOBE 4 fornisce all’utilizzatore finale un’esperienza d’uso gradevole e di facile apprendimento.

 

 

 

software gestione documentale

 

GESTIONE DOCUMENTALE: COS’È? 

Su internet possiamo trovare diverse definizioni tra cui “gestione documentale” su wikipedia. Per Gestione Documentale si intende la gestione dei documenti che permette all’azienda la realizzazione di archivi informatici in sostituzione dei tradizionali archivi cartacei.

Fare gestione elettronica documentale significa organizzare i documenti che circolano all’interno di una realtà aziendale catalogandoli e indicizzandoli garantisce alle aziende notevoli risparmi di tempi e di costi.

I documenti sono gestiti per più processi: ricezione, protocollazione, normalizzazione,  scansionamento della posta elettronica ed infine l’archiviazione. Tutto questo è possibile grazie ad un software gestione documentale.

GLOBE PER DYNAMICS NAV

Dispone di uno specifico AddOn per Dynamics NAV. Con il software gestione documentale GLOBE 4 puoi catalogare ed archiviare, i principali documenti prodotti e registrati in NAV, gestendone anche la sicurezza, il flusso dei processi (workflow), la distribuzione, la firma digitale. Grazie alle potenzialità di Globe e del relativo AddOn di Dynamics NAV è possibile avviare direttamente da Dynamics NAV i processi di archiviazione.

–    SOFTWARE GESTIONE DOCUMENTALE GLOBE 4: ARCHITETTURA   –

Architettura

La piattaforma documentale comprende tre componenti principali: Globe Application Server, Globe Application Console e Client (in versione Windows, Web e App).

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Globe Application Server

L’Application Server è la componente server di Globe, a 64bit, strutturata in diversi moduli (ruoli) che possono essere distribuiti su diverse istanze/ server, permettendo una grande scalabilità e affidabilità. Il sistema è inoltre configurabile in modalità Load Balancing/High Availability da 2 a “N” nodi, i quali lavorando in concorrenza, bilanceranno i carichi di lavoro e permetteranno manutenzioni a caldo.

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Globe Application Console

L’Application Console di Globe è un’applicazione Windows a 64bit, adibita alla configurazione del prodotto. È supportata da una manualistica dettagliata, sia contestuale che pdf, arricchita da numerosi esempi e How To

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Client

Il Client è l’applicazione ad utilizzo degli utenti ed in Globe è disponibile in 3 modalità:

  • Applicazione Windows tradizionale, che non richiede installazione (run-time) ed è compatibile con gli ambienti Citrix, Terminal Server e VDI.
  • Applicazione Web, fruibile dai più comuni browser: IE, Firefox, Chrome, etc.

 

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  • App Globe, fruibile da dispositivi mobile, sia da Smartphone che Tablet, disponibile sia per Android che iOS.

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Consulta la scheda dell’ Add-on GLOBE APP

 

 

SOFTWARE GESTIONE DOCUMENTALE GLOBE 4: PRINCIPALI FUNZIONALITÀ’ 

 

ARCHIVIAZIONE:

Acquisizione ed archivio documenti provenienti da diverse fonti: File system, Scanner, Connettori E-mail o PEC, Mondo Office, Client di posta elettronica, Station, Stampante virtuale, WebServices.

Organizzazione dei documenti all’interno del repository, associazione a specifiche tipologie e valorizzazione delle relative chiavi di ricerca.

 

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SCANSIONE BARCODE:

Riconoscimento di barcode apposti sul documento cartaceo e associazione automatica tra l’immagine scansionata  e il record di registrazione o di carico presente nel sistema informativo aziendale.

Scansione a posteriori o a priori

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GENERAZIONE PDF AUTOMATICA:

Il software gestione documentale Globe 4 include un innovativo designer che consente di creare documenti PDF, usando le informazioni presenti nelle chiavi di ricerca o quelle recuperate da fonti esterne (ad esempio Data Base, File System, FTP, WebServices, ecc.).

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INVIO DI DOCUMENTI:

L’innovativo Globe 4 include un potente motore di spedizione dei documenti che può gestire flussi di invio manuali e automatici, prevedendone anche la schedulazione.

software gestione documentale

LINK & DOSSIER:

Permette di mettere in relazione documenti diversi che appartengono ad uno stesso processo, rendendo veloce e ordinata la navigazione all’interno del documentale.

Ciclo attivo e passivo: i collegamenti sono spesso già presenti all’interno del gestionale e sarà possibile per il software gestione documentale Globe 4 leggere tali informazioni per ricrearne la struttura al suo interno.

E’ possibile creare dei collegamenti in modo manuale molto rapidamente: in fase di spedizione di un documento, ad esempio tramite e-mail, è possibile inviare in modo rapido un intero blocco di documenti correlati

Dossier: gruppo di documenti eterogenei collegati tra loro da un punto di vista comune (ad es. tutti i documenti riguardanti uno specifico Business Partner, il Numero Seriale di un prodotto, il codice matrice ecc.)

dossier software gestione documentale

GESTIONE DOCUMENTI OFFICE:

Produzione e gestione di documenti aziendali di tipo non strutturato (es Word, Excel) e organizzazione in maniera strutturata e sicura.

Integrazione nativa con il mondo Office basata su modelli a standardizzazione e  velocizzazione della creazione dei documenti.

Gestione delle versioni ed eventuali revisioni formali.

Modulo per l’ apposizione automatica di un codice a barre in prima pagina del documento prodotto.

Gestione copia firmata.

software gestione documentale office

GESTIONE DI WORKFLOW:

  • Il software gestione documentale Globe 4 dispone di un potente strumento di Workflow completamente configurabile e permette di gestire i processi aziendali guidando gli utenti nell’esecuzione tempestiva e corretta delle attività richieste.
  • Permette di interagire con gli utenti coinvolti, attraverso tutti gli strumenti di comune utilizzo: E-mail, tablet, smartphone, web ecc.
  • Possibilità di gestire processi con attività sequenziali o parallele, prevedendo la delega automatica ed eventuali solleciti automatici su attività in attesa.
  • Possibilità di creare dei processi che richiedano l’interazione esterna da parte dei business partner dell’azienda.
  • Ogni responsabile può vedereassegnare o delegare le attività in carico ai suoi collaboratori.

workflow software gestione documentale

DATA VIEW & PORTALE:

  • Data View ha la possibilità di rappresentare in forma grafica e interattiva le informazioni presenti sia nelle chiavi dei documenti sia in fonti dati esterne, creando dei cruscotti o degli indicatori in modo semplice ed intuitivo.
  • Modulo portale che permette l’ampliamento della gestione sei documenti aziendali alla catena clienti/fornitori.

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–   SOFTWARE GESTIONE DOCUMENTALE GLOBE 4: VANTAGGI   –

 

 

CONFIGURABILITA'

Il software gestione documentale Globe 4 consente di estendere le funzionalità dell’interfaccia utente mediante:

– Azioni Custom: sono delle azioni richiamabili sia a livello generale sia nel contesto di uno specifico documento.

– Form designer: è l’estensione dell’ambiente di scripting per creare in modalità grafica specifici form.

SICUREZZA

attraverso la Console del software gestione documentale Globe possono essere gestite tutte le operazioni riguardanti la sicurezza.

La sicurezza, il corretto accesso e le azioni intraprendibili sono garantiti da una completa configurabilità:

– Sulle Società
– Sui Dossier
– Sui documenti
– Sui Business Partner
– Sulle Voci dei Menù di navigazione
– Sulle Configurazioni

INTEGRAZIONE

presenta una capacità di integrazione al mondo esterno e a qualsiasi Sistema Informativo Aziendale tramite degli strumenti come:

– Connettori: consente di reperire i documenti provenienti da Cartelle su File System, Scanner Twain, Mail ecc.

– Web Services: prevede una suite di Web Services utili per l’integrazione con le applicazioni di terze parti.

– Ambiente Scripting: possibilità di adattare il prodotto alle proprie esigenze pur mantenendo la piena compatibilità con versioni future.

– Agent: è un modulo che permette il richiamo dei documenti o di operazioni su di essi da qualsiasi applicazione Windows o da applicazioni RPG/RPGLE.

Una corretta gestione dei documenti aziendali costituisce la chiave per una migliore e più efficiente organizzazione delle attività di qualsiasi ente o impresa.

GLOBE 4 non si limita ad archiviare i documenti, ma li valorizza e li rende elementi attivi all’interno dell’azienda stessa.

Globe infatti archivia, organizza, gestisce e invia tutti i documenti aziendali, portando ad un notevole risparmio di tempo e denaro e fornendo inoltre uno strumento di controllo e mappatura di tutti i processi di gestione documentale.

Tramite un semplice ma potente ambiente di configurazione, il software di gestione documentale si adatta in tempi rapidissimi a qualsiasi realtà aziendale, integrandosi con grande facilità e minimo sforzo, con qualsiasi sistema informativo presente in azienda.

I vantaggi del suo utilizzo si possono apprezzare già dopo pochi giorni dalla sua installazione.

–   CHI E’ ARKET?   –

 

ARKET è partner di Nekte, è una software house nata nel 1998  per rispondere alle esigenze in continuo divenire di realtà industriali che iniziano a crescere e, nel contempo, ad informatizzare in maniera massiccia le proprie attività.

La mission di ARKET è quella di sviluppare una nuova generazione di applicativi che aiutino l’integrazione fra i sistemi e rendano snelli i vari processi.

Il team di ARKET ha sviluppato prodotti scalabili presenti in moltissime aziende di grandi e piccole dimensioni.

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Ancora dubbi se scegliere una soluzione di archiviazione documentale free o la professionalità di un software gestione documentale come GLOBE 4?